A utilização de software em nuvem é uma realidade para a maioria das grandes corporações. Especialmente em razão da necessidade de se promover uma melhor comunicação e produtividade de equipes. Nesse sentido, empresas de administração pública também seguem o caminho da transformação tecnológica, alinhando-se às mais modernas práticas de mercado.

Um caso recente, conduzido pela Lanlink, foi a migração de um dos principais órgãos federais do Brasil para o Office 365. “O cliente em questão não possuía uma solução integrada de colaboração, produtividade e comunicação, o que tornava difícil e até impedia o trabalho em equipe, um agravante, ao se considerar a grande capilaridade do órgão com cerca de 1.700 agências espalhadas pelo país”, observa Valdinei Zimmer, gerente de contas da Lanlink.

Em um contexto de pandemia, quando o gerenciamento de pessoas à distância, mantendo a segurança de dados, se tornou mais um desafio, as ferramentas gratuitas de comunicação se mostraram vulneráveis. “Ao usar ferramentas de comunicação gratuitas, o órgão também pode incorrer em problemas de segurança dos dados e informações que trafegam pelas redes de dados”, explica o gerente de contas.

Além disso, o cliente necessitava de uma suíte de produtividade e outras aplicações que permitisse o uso de funcionalidades mais modernas, como as soluções de áudio, videoconferência, de publicação de informações e streaming, funções que um software livre, como Libre Office, não oferece.

“Com a contratação do Office 365, encerra-se uma lacuna do cliente em oferecer ferramentas adequadas e com a segurança requerida para um órgão que custodia informações dos cidadãos. A solução eleva a produtividade, melhora a comunicação e o trabalho em equipe, contribuindo para a eficiência das atividades e consequente melhoria dos resultados do órgão”, pontua Valdinei Zimmer.

A MIGRAÇÃO

Cerca de 35 mil usuários foram migrados durante um fim de semana, como explica Mabson Lins dos Santos, gerente de projetos da Lanlink. “Começamos um mês antes a levar os dados para nuvem e fomos sincronizando os dados à medida que o projeto foi evoluindo e, em um fim de semana, viramos a chave”.

Minimizando possíveis traumas, a migração para o Office 365 foi um grande desafio, dado o volume de dados, mas com o suporte da Lanlink todo o processo foi feito sem que o usuário final sinta o impacto da migração.

Agora, com a utilização de software em ambiente de nuvem, a organização experimenta vantagens como, gerenciamento centralizado, acesso às versões atualizadas dos softwares que compõem a solução; padronização das aplicações; facilidade de migração de ambientes; maior disponibilidade e facilidade na recuperação e arquivamento; suporte e manutenção simplificados; maior escalabilidade e fácil provisionamento; facilidade de acesso às aplicações considerando-se a estrutura capilar da autarquia e independência de hardware.

BENEFÍCIOS

A redução de custos e investimentos com infraestrutura local também é um dos benefícios apontados. “A solução reduz os investimentos necessários para manter uma infraestrutura sempre disponível, pois funciona em nuvem, sem necessidade de implementar e manter uma infraestrutura interna de TIC”, destaca Valdinei Zimmer.

Outra grande vantagem do Office 365 é a proteção dedados. “A solução trará maior segurança no tratamento dos dados e das informações, maior celeridade e eficiência dos processos, em conformidade comas normas de segurança internas e do Governo e com a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, a LGPD – Lei Geral de Proteção dos Dados Pessoais (SEI nº0245997)”, aponta Valdinei Zimmer.

Com a solução em nuvem, o órgão ganha ainda um melhor suporte a aplicativos neste ambiente, funcionalidades de Inteligência Artificial, melhor processo de busca e descoberta dos dados, maior espaço de armazenamento de dados, soluções de gerenciamento de tarefas e reuniões, áudio e videoconferência e outras soluções disponíveis neste ambiente, como hub de colaboração, rede social corporativa, automação de processos, formulários eletrônicos, aplicativos de negócios, streaming de vídeo, relatórios e apresentações web e gerenciamento de dispositivos.

“Dessa forma, esta contratação é essencial e de relevante interesse público, pois aumentará a produtividade, melhorará a comunicação e o trabalho em equipe, contribuindo para a eficiência das atividades e consequente melhoria dos resultados do órgão e do atendimento ao cidadão”, conclui o gerente de contas da Lanlink.

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