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Como mudar a cultura de comunicação corporativa em meio à pandemia, num prazo mínimo, sem perder a produtividade? Eis o desafio.

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A M. Dias Branco, um dos maiores do ramo alimentício brasileiro, teve que colocar em trabalho remoto boa parte de seu staff por conta da pandemia de Covid-19, assim como todas as demais empresas. Porém, a M. Dias Branco não tinha a infraestrutura preparada, era preciso rever todo o sistema de comunicação e colaboração, viabilizar reuniões online, usar a nuvem para compartilhar documentos e arquivos e substituir a plataforma de e-mails, com caixas postais e serviços que não atendiam às necessidades da nova realidade.

Todas as mudanças deveriam ser feita em tempo recorde, de maneira a não comprometer a produtividade e permitir a continuidade dos trabalhos mesmo com o distanciamento social. Mas como fazer isso tudo? Como mudar a cultura de comunicação da empresa, treinar e engajar tanta gente em trabalho remoto?

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O projeto

Ao avaliar as alternativas disponíveis no mercado, a M. Dias Branco entendeu que a Microsoft era a única empresa capaz de prover uma ampla plataforma de produtividade e de entregar a transformação digital da comunicação que a companhia precisava implantar. Em parceria, Lanlink, Microsoft e M. Dias Branco desenharam o projeto Virada Digital, uma jornada personalizada que levou em conta a experiência do colaborador. Do ponto de vista técnico, não houve dificuldades de implantação. O desafio estava em romper a cultura de 10 anos de uso do sistema de e-mail web anterior.

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Os 3 pilares da virada digital

‍1. Comunicação

O projeto Virada Digital, foi apresentado ao alto escalão previamente, seguido de evento ao vivo para todos os colaboradores, com a presença de 1271 participantes, um recorde para a empresa. Foram feitos materiais com mais de 30 dicas sobre todas as ferramentas, além de anúncios na intranet e uma landing page.

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2. Capacitação

Diretores e vice-presidentes tiveram um treinamento de 2 horas de duração, de forma individual. Um grupo de 12 agentes de transformação recebeu um treinamento mais extenso, de 8 horas. Também foram feitos 6 workshops para colaboradores, transmitidos ao vivo. No total, 4279 colaboradores foram treinados.

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3. Adoções e uso

Foram escolhidos 12 funcionários para atuar como agentes de aceleração da transformação. Cada um tinha sob sua tutela um grupo de colaboradores e deveria estimular o uso de uma ferramenta específica, como o Teams ou o OneNote. Em troca, concorreriam a prêmios. Nas ferramentas Outlook e Teams, o índice de utilização ficou entre 80% e 100%.

Resultados

A adoção das ferramentas do Microsoft 365 por parte dos funcionários foi mais rápida do que o esperado e as estatísticas mostram o engajamento no uso das ferramentas. A solução trouxe mais produtividade, engajamento e inclusão digital. Houve ganhos em governança e segurança, com a adoção de tecnologias de antiphishing e múltiplo fator de autenticação.

Também foi possível digitalizar e automatizar tarefas e/ou processos e modernizar o trabalho. O Microsoft 365 é a solução de produtividade mais completa disponível atualmente no RESULTADOS mercado. No entanto, o maior desafio neste tipo de projeto não está na implantação técnica, mas na adoção por parte dos usuários. Os resultados mostram que a estratégia de comunicação, capacitação e adoção das plataformas foi o maior fator de sucesso, com inúmeros feedbacks positivos recebidos de usuários de diferentes posições em toda a hierarquia organizacional.

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